Warum eigene Daten zählen
Bei Buchungen über Plattformen gehört die Beziehung zum Gast zunächst der Plattform. Kontaktdaten sind oft nur eingeschränkt oder als Weiterleitungsadresse verfügbar, und Werbung an diese Gäste ist nicht ohne Weiteres erlaubt. Seit der EU-Verordnung über Kurzzeitvermietung fließen Buchungsdaten außerdem zunehmend an Behörden. Hintergründe im Artikel Kurzzeitvermietung: EU-Verordnung 2026. Wie Sie Stammgäste erkennen, auch wenn die Buchung über ein Portal kam, zeigt Stammgäste bei Portalbuchungen erkennen.
Was wir einrichten
Vollständige Direktbuchungen
alle Gästedaten im führenden System, nicht in einer Tabelle nebenher.
Einwilligungen
Häkchen für Newsletter mit Zeitstempel und Double-Opt-in.
Stammgast-Merkmale
Anzahl Aufenthalte, bevorzugte Einheit, Anlass.
Einladungen
saisonale Nachricht an Stammgäste mit Link zur Direktbuchung.
Löschfristen
Daten werden gelöscht, wenn der Zweck entfällt.
Was eine gute Einladung enthält
Persönliche Anrede
und ein Bezug zum letzten Aufenthalt, etwa die Wohnung oder die Jahreszeit.
Ein konkreter Anlass
freie Termine im nächsten Sommer, ein neues Zimmer, ein Angebot für Stammgäste.
Ein klarer Link
zur Direktbuchung mit dem passenden Zeitraum.
Abmeldung
mit einem Klick.
Was sich nicht ändert
Meldepflichten, Kurtaxe und Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig davon, über welchen Kanal gebucht wurde. Eigene Gästedaten ersetzen diese Pflichten nicht, sie machen die Abwicklung aber einfacher, weil alle Buchungen im selben System liegen.
Grenzen
Gäste, die über eine Plattform gebucht haben, dürfen Sie nicht ohne Weiteres werblich anschreiben. Was erlaubt ist, hängt von Einwilligung und Art der Nachricht ab. Wir bauen die technischen Wege, die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls ersetzt das nicht. Die Daten kommen über die Channel-Manager-Anbindung, die Einladung führt auf Ihre Direktbuchungs-Website.
Häufige Fragen
Brauchen wir ein eigenes CRM?
Für die meisten Häuser reicht das PMS oder der Channel-Manager mit sauberer Pflege. Ein eigenes CRM lohnt sich erst bei vielen Stammgästen und regelmäßigen Kampagnen.
Dürfen wir Airbnb-Gästen einen Newsletter schicken?
Nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Die Plattformen haben zusätzlich eigene Regeln zur Kommunikation außerhalb der Plattform.
Wie oft sollten Stammgäste Post bekommen?
Selten und mit Anlass, etwa ein- bis zweimal im Jahr zur Planung der nächsten Saison. Häufigere Nachrichten führen schnell zu Abmeldungen.
Wie lange dürfen wir Gästedaten speichern?
So lange, wie der Zweck besteht und gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Für Newsletter gilt die Einwilligung bis zum Widerruf. Die konkreten Fristen legen Sie mit Ihrer Datenschutzberatung fest.
Können wir Gästedaten aus Excel übernehmen?
Ja, sofern eine gültige Rechtsgrundlage für die Nutzung besteht. Kontakte ohne Einwilligung übernehmen wir nicht in den Newsletter.
