Die Fragen, die Ihr Team jeden Tag beantwortet
Ab wann kann ich einchecken? Gibt es einen Parkplatz? Darf der Hund mit? Kann ich später ankommen? Ist das WLAN im Zimmer stabil? Haben Sie am zweiten Wochenende im März noch ein Doppelzimmer?
Jedes Haus kennt diese Liste. Die Antworten stehen irgendwo: im Hausprospekt, im Kopf der Rezeptionistin, in der Buchungsbestätigung, die niemand liest. Beantwortet werden sie trotzdem einzeln, per Telefon, per E-Mail, per WhatsApp, oft außerhalb der Dienstzeit. Ein KI-Concierge übernimmt genau diesen Teil und lässt Ihrem Team die Gespräche, bei denen ein Mensch den Unterschied macht.
Sie schreiben mit dem KI-Assistenten des Hauses. Bei Bedarf übernimmt unser Team.
Hallo, dürfen wir unseren Hund mitbringen?
Ja, Hunde sind in allen Zimmern im Erdgeschoss willkommen. Wir berechnen 15 € pro Nacht, Napf und Decke liegen bereit.
Ist vom 12. bis 15. März noch so ein Zimmer frei?
Ja, das Doppelzimmer Garten ist frei, 3 Nächte kosten 432 € inklusive Frühstück. Hier können Sie direkt buchen: ihr-haus.at/buchen
So arbeitet der Concierge
Wissensbasis aus Ihren Daten
Hausregeln, Anreise, Ausstattung, Umgebung, Preise für Extras. Wir sammeln das einmal mit Ihnen, Sie ändern es später selbst. Der Concierge antwortet nur aus diesen Quellen.
Live-Daten aus dem PMS
Fragen nach freien Zimmern beantwortet er mit echten Daten aus Ihrem System und schickt einen Buchungslink mit, der direkt auf Ihre Website führt.
Website, WhatsApp und E-Mail
Ein Wissensstand für alle Kanäle. Die Einrichtung für WhatsApp beschreibt Gästekommunikation über WhatsApp.
Übergabe an Ihr Team
Beschwerden, Gruppenanfragen, Sonderwünsche und alles, wofür keine gesicherte Antwort vorliegt, gehen mit Zusammenfassung an die Rezeption.
In der Sprache des Gastes
Deutsch, Englisch, Italienisch, Niederländisch und weitere, ohne dass Sie Übersetzungen pflegen.
Protokoll und Bericht
Sie sehen jedes Gespräch. Einmal im Monat erhalten Sie die häufigsten Fragen und die Stellen, an denen die Wissensbasis Lücken hat.
Rechtssicher nach EU AI Act
Ab dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung. Wer ein KI-System betreibt, das direkt mit Menschen spricht, muss so gestalten, dass die Gäste wissen, dass sie mit einer KI schreiben, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Unser Concierge sagt das zu Beginn jedes Gesprächs, und im Fenster steht ein dauerhafter Hinweis mit einem Link zu Ihrer Transparenzseite.
Dazu kommen Datenschutz und Nachvollziehbarkeit: ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherfristen für Gesprächsverläufe, keine Weitergabe an Dritte und Modellanbieter, die Eingaben über die Geschäftskunden-Schnittstelle nicht zum Training verwenden. Was die Verordnung für Hotels und Vermieter konkret bedeutet, erklären KI rechtssicher einsetzen und der Artikel Art. 50 EU AI Act für Hotels.
Was der Concierge nicht tut
Keine erfundenen Antworten
Steht etwas nicht in der Wissensbasis, sagt er das und übergibt. Das senkt das Risiko falscher Auskünfte deutlich, ganz ausschließen kann es keine KI.
Keine Zahlungen
Buchung und Zahlung laufen über Ihre Website, nie im Chat.
Keine verbindlichen Zusagen
Preise nennt er nur aus dem PMS, Sonderkonditionen vergibt Ihr Team.
Keine Rechts- oder Gesundheitsauskünfte
Solche Fragen gehen an einen Menschen.
Wie die Wissensbasis entsteht
Die Qualität der Antworten hängt an der Wissensbasis. Wir bauen sie nicht aus dem Prospekt allein, sondern aus den Fragen, die Ihre Gäste tatsächlich stellen.
Fragen sammeln
Wir sichten mit Ihnen E-Mails, Nachrichten und Notizen der Rezeption der letzten Monate und gruppieren sie nach Themen.
Antworten festlegen
Für jedes Thema gibt es eine freigegebene Antwort, bei Bedarf mit Ausnahmen, etwa für Saisonzeiten oder einzelne Zimmer.
Zuständigkeiten
Für Fragen ohne feste Antwort legen Sie fest, wer übernimmt und wie schnell.
Pflege
Ändert sich etwas, etwa Öffnungszeiten der Sauna, ändern Sie den Eintrag im Redaktionssystem. Der Concierge nutzt ihn ab sofort.
Ablauf
Fragen sammeln
Wir werten mit Ihnen die häufigsten Anfragen der letzten Monate aus.
Wissensbasis aufbauen
Aus Prospekt, Website und Ihren Antworten entsteht ein geprüftes Hausbuch.
Anbinden
PMS für Verfügbarkeit, Website-Fenster, WhatsApp Business und E-Mail.
Testphase
Ihr Team stellt zwei Wochen lang Fragen und korrigiert Antworten, bevor Gäste den Concierge sehen.
Start
Freischaltung, Transparenzhinweise, Übergabewege.
Monatlicher Bericht
häufige Fragen, offene Lücken, Übergaben an das Team.
Preise
Einrichtung
ab 5.000 €
Wissensbasis, Anbindungen und Testphase inklusive.
Im Paket Gastgeber
ab 149 €
im Monat mit einem Basis-Assistenten für Website und E-Mail.
Betrieb für Hotels
ab 900 €
im Monat im Paket Haus, inklusive Pflege der Wissensbasis.
Woran Sie merken, dass er arbeitet
Die Zahl der Standardfragen im Postfach sinkt, Anfragen außerhalb der Dienstzeit werden sofort beantwortet, und Verfügbarkeitsfragen enden öfter mit einer Buchung auf Ihrer Website statt mit „Ich melde mich wieder“. Welche Aufgaben Sie außerdem automatisieren können, etwa Nachrichten vor der Anreise, steht unter Gästekommunikation über WhatsApp.
Häufige Fragen
Welches KI-Modell verwenden Sie?
Wir setzen Modelle von Anthropic (Claude) über die Geschäftskunden-Schnittstelle ein. Das Modell kann gewechselt werden, ohne dass sich an Ihrer Wissensbasis etwas ändert.
Kann der Concierge falsche Auskünfte geben?
Das Risiko ist gering, weil er nur aus Ihren freigegebenen Informationen antwortet und bei Unsicherheit übergibt. Ausschließen lässt es sich bei keiner KI, deshalb gibt es Protokolle und die Testphase.
Brauchen wir WhatsApp Business?
Für den WhatsApp-Kanal ja, genauer die WhatsApp Business Platform. Die Einrichtung übernehmen wir. Website und E-Mail funktionieren auch ohne.
Wie gebe ich an, dass es eine KI ist?
Der Concierge stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI vor, das Fenster trägt einen dauerhaften Hinweis, und eine Transparenzseite auf Ihrer Website erklärt den Einsatz.
Können wir den Concierge ohne neue Website nutzen?
Ja. Das Fenster lässt sich in bestehende Websites einbinden, WhatsApp und E-Mail sind ohnehin unabhängig davon.
