Die Übergabe ist der teuerste Termin der Woche
Wer vier oder mehr Ferienwohnungen vermietet, kennt den Samstag: Abreisen bis zehn, Reinigung bis fünfzehn, Anreisen ab sechzehn, und irgendwer steht im Stau. Dazwischen die Meldezettel, die ausgefüllt, unterschrieben und an die Gemeinde gemeldet werden, und die Frage am Abend, ob der Gast aus Hamburg den Schlüsselsafe gefunden hat.
Jeder dieser Handgriffe lässt sich aus der Buchung heraus erledigen, die ohnehin in Ihrem Channel-Manager liegt. Die Buchung kennt den Gast, den Zeitraum, die Wohnung und die Zahl der Personen. Daraus entstehen Gästeblatt, Türcode und Putzplan, ohne dass Sie etwas abtippen.
Die drei Bausteine
Digitales Gästeblatt und Ortstaxe
Der Gast bekommt vor der Anreise einen Link, trägt die Meldedaten ein und unterschreibt am Handy. Die Ortstaxe wird je Gemeinde berechnet und für die Abrechnung zusammengefasst. Details unter Gästeblatt und Ortstaxe.
Schlüsselloser Check-in mit Nuki
Für jede Buchung entsteht ein Code, der am Anreisetag ab der Check-in-Zeit gilt und mit dem Check-out erlischt. Er geht per WhatsApp oder E-Mail an den Gast, sobald das Gästeblatt vollständig ist. Details unter Schlüsselloser Check-in.
Reinigungsplan aus dem Kalender
Aus Abreisen und Anreisen entsteht der Putzplan der Woche. Die Reinigungskraft bekommt ihn aufs Handy, bestätigt jede Wohnung mit einem Foto, und Sie sehen den Stand, bevor der nächste Gast vor der Tür steht. Details unter Reinigungsplan.
Alle drei Module greifen auf dieselbe Buchung zu, die über die Channel-Manager-Anbindung in Ihr System kommt. Fragen der Gäste während des Aufenthalts beantwortet der KI-Concierge aus derselben Wissensbasis.
Der Fall Ferienwohnung: sechs Einheiten, Saisonbetrieb
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen, die Tabelle zeigt Beispielwerte.
| Posten | Beispielwert |
|---|---|
| Einheiten | 6 |
| Wechsel pro Woche in der Saison | 7 |
| Zeit je Übergabe inklusive Fahrt | 45 Minuten |
| Zeit je Meldezettel und Ortstaxe-Erfassung | 10 Minuten |
| Abstimmung mit der Reinigung pro Woche | 60 Minuten |
| Stunden pro Woche gesamt | rund 7,5 |
| Stunden in einer Saison von 20 Wochen | rund 150 |
Ob sich das rechnet, hängt davon ab, was Ihre Stunde wert ist und ob Sie die Übergabe als Teil der Gastfreundschaft sehen. Viele Vermieter behalten das persönliche Gespräch für den ersten Morgen und geben die Logistik ab.
Der Fall Aparthotel: 24 Einheiten ohne Nachtrezeption
Ein Aparthotel mit Rezeption bis 18 Uhr verliert jede Anreise danach an Telefonate und Notlösungen. Mit Gästeblatt und Code läuft die Anreise um 22 Uhr wie die um 15 Uhr. Die Rezeption sieht am Morgen, wer eingecheckt hat und wessen Gästeblatt noch fehlt, und das Housekeeping bekommt die Abreisen des Tages als Liste statt als Zuruf.
Was Sie dafür brauchen
Einen Channel-Manager oder ein PMS
mit offener Schnittstelle, etwa Smoobu, Lodgify, Beds24 oder Apaleo.
Ein Nuki-Schloss je Wohnung
mit Bridge oder Smart Lock der aktuellen Generation; die Hardware kaufen Sie, wir richten ein.
Eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Hauses
, über die Gästeblatt-Link und Code verschickt werden.
Die Vorgaben Ihrer Gemeinde
zur Ortstaxe; wir hinterlegen den Satz, den Sie uns nennen.
Wann sich das nicht lohnt
- Bei ein bis drei Wohnungen am eigenen Haus, wenn die Übergabe ohnehin über den Gartenzaun stattfindet.
- Wenn Ihre Gemeinde elektronische Meldungen nicht annimmt und Sie den Papierweg behalten müssen; dann entfällt der größte Zeitgewinn.
- Wenn Gäste überwiegend älter sind und Sie wissen, dass ein Code am Handy mehr Anrufe erzeugt als die Übergabe.
Preise
Gästeblatt und Ortstaxe
ab 1.900 €
Einrichtung und 29 Euro im Monat.
Schlüsselloser Check-in
ab 1.200 €
Einrichtung und 19 Euro im Monat, Schlösser kaufen Sie direkt beim Hersteller.
Reinigungsplan
ab 900 €
Einrichtung und 19 Euro im Monat.
Alle drei zusammen
ab 3.400 €
Einrichtung und 59 Euro im Monat. Voraussetzung ist der Betriebsvertrag ab 149 Euro im Monat.
Ablauf
Bestandsaufnahme
Welche Wohnungen, welches System, welche Gemeinde, wie läuft die Übergabe heute.
Gästeblatt einrichten
Felder nach Meldegesetz Ihres Bundeslands, Unterschrift, Ortstaxe-Satz, Mailvorlagen in Ihrer Sprache.
Schlösser anbinden
Nuki-Konto verbinden, Codes testen, Zeitfenster festlegen.
Reinigungsplan
Reinigungskräfte anlegen, Fotobestätigung testen, Benachrichtigungen einstellen.
Probewoche
Eine Wohnung läuft eine Woche im neuen Ablauf, Sie begleiten die Übergaben noch.
Start
Alle Wohnungen, monatlicher Bericht über Anreisen, fehlende Gästeblätter und Reinigungszeiten.
Häufige Fragen
Ist der Selbst-Check-in in Österreich erlaubt?
Ja. Das Meldegesetz verlangt die Erfassung der Gästedaten und eine Unterschrift, nicht die persönliche Übergabe. Wie die elektronische Meldung an Ihre Gemeinde läuft, klären wir mit der zuständigen Stelle; die rechtliche Prüfung Ihres Einzelfalls ersetzen wir nicht.
Was passiert, wenn der Gast kein Smartphone hat?
Dann füllt er das Gästeblatt auf Papier aus, und der Code kommt per SMS oder Sie legen ihn in den Schlüsselsafe. Der Ablauf bleibt derselbe, nur der Kanal ändert sich.
Brauchen wir für jedes Modul einen eigenen Vertrag?
Nein. Die Module laufen auf dem bestehenden Betriebsvertrag und werden monatlich abgerechnet. Sie können einzeln dazukommen und einzeln wieder abbestellt werden.
Funktioniert das auch mit anderen Schlössern als Nuki?
Wir beginnen mit Nuki, weil die Schnittstelle offen dokumentiert ist und die Schlösser in Österreich verbreitet sind. Andere Systeme mit dokumentierter Schnittstelle prüfen wir im Erstgespräch.
Wer haftet, wenn ein Code nicht funktioniert?
Für diesen Fall gibt es immer einen zweiten Weg, etwa einen Schlüsselsafe mit Notfallcode und eine Rufnummer. Wir richten beides ein und testen den Ausfall in der Probewoche.