Was heute ansteht, auf einer Seite
In den meisten Häusern beginnt der Tag mit dem Zusammensuchen: Anreiseliste aus dem PMS, Notizen vom Spätdienst, eine E-Mail mit einer Allergie, ein Zettel über das Kinderbett in Zimmer 12. Das Briefing um halb sieben ist oft ein Gespräch zwischen Tür und Angel.
Das Tagesbriefing stellt diese Seite automatisch zusammen. Es liest die Buchungen des Tages, die Gespräche des Concierge und Ihre eigenen Notizen und schreibt daraus eine Nachricht, die jedes Teammitglied in zwei Minuten gelesen hat.
Was im Briefing steht
Anreisen
Name, Zimmer oder Wohnung, voraussichtliche Ankunftszeit, Personenzahl, Sonderwünsche aus der Buchung.
Abreisen
Zimmer, Check-out-Zeit, offene Posten, Spätabreisen.
Anlässe und Hinweise
Geburtstag, Hochzeitstag, Stammgast, Haustier, Allergie, Kinderbett.
Aus der Nacht
Fragen, die der KI-Concierge übergeben hat, mit Zusammenfassung und Status.
Wetter und Umgebung
Warnungen des Tages, geschlossene Bergbahnen oder Straßen, falls Sie das Anreise-Radar nutzen.
Housekeeping
Reinigungsfolge nach Abreisezeit und Anreisezeit, Zimmer mit Priorität.
Ihre Notiz
eine freie Zeile, die der Dienstleiter am Vorabend hinterlässt.
So liest sich ein Briefing
„Dienstag, 14. Januar. 6 Anreisen, 4 Abreisen. Anreisen: Zimmer 7 Familie Novak ab 15 Uhr, zwei Kinder, Kinderbett bestellt. Zimmer 12 Herr Lind, Spätanreise gegen 21 Uhr, Hochzeitstag, Sekt wurde zugesagt. Zimmer 3 Frau Egger, Stammgast, vegan. Aus der Nacht: Zimmer 9 fragt nach Taxi um 5:30 Uhr, nicht beantwortet. Wetter: Schneefallwarnung Stufe 2 bis 18 Uhr. Reinigung zuerst: Zimmer 7, 12, 3.“
Der Fall Hotel: 30 Zimmer, zwei Schichten
| Posten | Beispielwert |
|---|---|
| Zeit für die Morgenrunde heute | 25 Minuten |
| Zeit mit Briefing | 8 Minuten |
| Tage im Jahr | 365 |
| Zeit pro Jahr | rund 100 Stunden |
| Vergessene Sonderwünsche pro Monat heute | 2 |
Die Zahlen sind Beispielwerte. Der eigentliche Nutzen ist der zweite Wert: der Sekt, der nicht vergessen wird.
Der Fall Ferienwohnung: Reinigung ohne Zuruf
Für Vermieter ist das Briefing die Nachricht an die Reinigungskraft. Sie enthält die Wohnungen des Tages mit Abreise- und Anreisezeit und den Hinweis, wenn ein Gast früher kommt. Das ist der kleine Bruder des Reinigungsplans, der die ganze Woche zeigt.
Was Sie dafür brauchen
Die Buchungen aus Ihrem PMS oder Channel-Manager über die Anbindung, die Handynummern oder Adressen des Teams und eine Uhrzeit. Der Concierge ist nützlich, aber nicht Voraussetzung.
Wann sich das nicht lohnt
- In Häusern mit einer Person, die alles selbst macht und den Kalender im Kopf hat.
- Wenn Ihr PMS Sonderwünsche nicht strukturiert speichert und niemand sie nachträgt; dann bleibt das Briefing leer.
Preise
29 Euro im Monat zusätzlich zum Betriebsvertrag. Die Einrichtung ist enthalten.
Ablauf
Empfänger und Uhrzeit festlegen, Felder aus dem PMS zuordnen.
Eine Woche Probelauf parallel zur heutigen Morgenrunde.
Start. Jedes Briefing bleibt im Protokoll gespeichert.
Häufige Fragen
Schreibt das Briefing eine KI?
Die Daten kommen direkt aus Buchungen und Protokollen. Ein Sprachmodell fasst sie in lesbare Sätze zusammen und ist dabei an die Daten gebunden. Jedes Briefing ist als automatisch erstellt gekennzeichnet.
Können verschiedene Teams verschiedene Briefings bekommen?
Ja. Rezeption, Housekeeping und Küche können jeweils nur ihre Abschnitte erhalten, etwa die Küche nur Allergien und Frühstückszahlen.
Was ist mit Gästedaten in WhatsApp?
Das Briefing enthält nur, was das Team für den Tag braucht, keine Kontaktdaten. Auf Wunsch wird es nur per E-Mail oder in einem geschützten Bereich verschickt. Den Kanal legen Sie fest.
Funktioniert das mit unserem PMS?
Mit allen Systemen, die wir anbinden, etwa Apaleo, Mews, Smoobu, Lodgify oder Beds24. Welche Felder vorhanden sind, hängt vom System ab.
