Die Anfrage ist der Verkauf
In der österreichischen Hotellerie wird noch immer viel per Anfrage gebucht. Der Gast schreibt: „Haben Sie vom 12. bis 15. Februar ein Doppelzimmer frei, was kostet das mit Frühstück?“ Dann vergehen Stunden oder Tage, und der Gast bucht inzwischen woanders, oft über ein Portal, das sofort antwortet.
Wer schnell und persönlich antwortet, bekommt die Buchung. Das weiß jedes Haus, aber die Zeit fehlt, vor allem an Wochenenden und am Abend. Der Anfragen-Agent nimmt genau diese Arbeit ab und lässt Ihnen die Entscheidung.
Was der Agent tut
Lesen
Zeitraum, Personen, Kinder, Wünsche, Sprache. Fehlt etwas, fragt er höflich nach.
Prüfen
Verfügbarkeit und Preis aus Ihrem PMS oder Channel-Manager über die Anbindung, inklusive Mindestaufenthalt.
Schreiben
ein Angebot in der Sprache des Gastes und im Ton Ihres Hauses, mit zwei Zimmeroptionen, Gesamtpreis, Stornobedingungen und einem Buchungslink auf Ihre Direktbuchungs-Website.
Freigeben
Wahlweise geht jedes Angebot zuerst an Sie und wird mit einem Klick verschickt, oder es geht sofort hinaus. Viele Häuser beginnen mit Freigabe und lassen den Agenten nach einigen Wochen allein arbeiten.
Nachfassen
Hat der Gast nach zwei Tagen nicht gebucht, folgt eine kurze Nachricht mit der Frage, ob das Angebot noch passt. Danach ist Schluss, es wird niemand bedrängt.
Übergeben
Gruppen, Hochzeiten, Beschwerden und alles Ungewöhnliche gehen mit Zusammenfassung an Sie.
Der Fall Hotel: 30 Zimmer, 40 Anfragen pro Woche
| Posten | Beispielwert |
|---|---|
| Anfragen pro Woche | 40 |
| Minuten je Angebot heute | 12 |
| Antwortzeit heute am Wochenende | über 24 Stunden |
| Antwortzeit mit Agent | unter 15 Minuten |
| Nachgefasste Angebote heute | kaum |
| Arbeitszeit pro Jahr für Angebote | rund 400 Stunden |
Beispielwerte, ersetzen Sie sie durch Ihre. Wie schnell Ihr Haus heute antwortet, messen wir Ihnen kostenlos: Antwortzeit-Test.
Der Fall Ferienwohnung: Anfragen über die eigene Seite
Vermieter bekommen Anfragen über das Formular der Website und über Portale. Für die Portale gelten deren Regeln, für die eigene Seite der Agent: Angebot, Link, Buchung im Kalender. Was dann folgt, etwa Gästeblatt und Türcode, beschreibt Selbst-Check-in.
Was der Agent nicht tut
Er vergibt keine Sonderkonditionen, verhandelt nicht und sagt nichts zu, was nicht im System steht. Er gibt sich als Assistent des Hauses zu erkennen, wie es Art. 50 der EU-KI-Verordnung verlangt, siehe KI rechtssicher einsetzen.
Was Sie dafür brauchen
Ein Postfach oder Formular, über das Anfragen kommen, die Anbindung an Ihr System und zwei Stunden für Ton, Vorlagen und Regeln: Welche Zimmer werden angeboten, wann wird nachgefasst, was geht an Sie.
Wann sich das nicht lohnt
- Unter zehn Anfragen pro Woche; dann ist eine gute Vorlage im Mailprogramm billiger.
- Wenn Ihr PMS keine Verfügbarkeit per Schnittstelle liefert; ohne Preise ist das Angebot nur eine Antwort.
Preise
Einrichtung
ab 2.900 €
inklusive Ton, Vorlagen, Anbindung und zwei Wochen Begleitung.
Betrieb
79 Euro im Monat zusätzlich zum Betriebsvertrag, inklusive Modellkosten bis 300 Anfragen im Monat.
Ablauf
Anfragen der letzten drei Monate sichten, Ton und Regeln festlegen.
Vorlagen in Ihren Sprachen, Anbindung an Postfach und System.
Zwei Wochen mit Freigabe jedes Angebots durch Sie.
Start im gewählten Modus, monatlicher Bericht: Anfragen, Antwortzeit, Buchungen aus Angeboten.
Häufige Fragen
Merken Gäste, dass eine KI schreibt?
Das Angebot ist als Nachricht des Hauses mit Assistenz-Hinweis gekennzeichnet und wird, wenn Sie das wollen, von Ihnen freigegeben. Der Ton kommt aus Ihren bisherigen Angeboten.
Was passiert mit Anfragen über Booking.com oder Airbnb?
Für Nachrichten innerhalb der Portale gelten deren Regeln und Oberflächen. Der Agent bearbeitet Anfragen, die Sie direkt erreichen: E-Mail, Website-Formular, auf Wunsch WhatsApp.
Kann der Agent Preise nennen, die nicht im System stehen?
Nein. Er nennt nur Preise und Verfügbarkeiten aus Ihrem System. Sonderkonditionen vergibt Ihr Team.
Wie oft wird nachgefasst?
Einmal, nach zwei Tagen, mit einer kurzen Frage. Den Abstand und ob überhaupt nachgefasst wird, legen Sie fest.
Was ist, wenn die Anfrage unklar ist?
Dann stellt der Agent eine Rückfrage, etwa nach dem genauen Zeitraum oder der Zahl der Kinder, und schreibt das Angebot erst mit der Antwort.
